上海市水利学会活动经费使用管理规定
(2021年12月27日上海市水利学会十届理事会第三次会议审议通过)
第一章 总则
第一条 为加强学会活动经费的合理使用和规范管理,依据《民间非营利组织会计制度》和《关于规范社会团体开展合作活动若干问题的规定》(民发[2012]166号)的有关规定,以及本会章程和本会财务管理办法的相关要求,制定本管理规定。
第二条 本管理规定适用于学会主办,学会各工作委员会、各专业委员会以及相关会员单位承办的各类活动。
第二章 活动类型及活动经费
第三条 活动类型主要包括:学术交流会、报告会、技术考察、技术评优评奖、科普展示展览等。
第四条 以上各类活动涉及活动经费包括(不限于):
1、场地费;
2、专家咨询(讲课)费;
3、技术考察交通费;
4、评优评奖奖励费;
5、展示展览制作费;
6、视频制作等宣传费;
7、活动误餐费;
8、其他费用等。
第三章 服务方调查及选择
第五条 当活动需要委托外部资源提供服务时,学会秘书处应协同承办方合理选择服务方。
第六条 学会秘书处负责组织对服务方的资质、能力、业绩信誉等进行调查与评价,对于评价满意的可列入学会服务方名录中。
第七条 当活动外委发生的费用(简称外委费)预算不大于1万元时,经秘书处与承办方协商后,可直接在服务方名录中选择服务方;当活动的外委费预算大于1万元时,则至少应对两家服务方综合比较后择优选择。
第四章 活动方案及经费审批流程
第八条 活动开展二周前,由活动承办方编制活动方案,内容包括:活动时间、地点、内容、活动规模及活动预算申请。
第九条 如活动涉及外委费,按照第七条规定,合理选择服务方,相关材料与活动方案一并提交学会秘书处。
第十条 秘书处对活动方案及预算申请进行初审后提交秘书长或理事长,按学会财务审批程序审核批准。
活动预算费用不大于1万元的项目,且不涉及外委费时,活动方案及预算申请经秘书处初审后,提交秘书长或学会财务负责人审核批准。
活动费用大于1万元或涉及外委费时,活动方案及预算申请经秘书处初审后,提交秘书长或学会财务负责人审核,理事长批准。
第十一条 发生外委费的活动项目,活动方案及预算经审批后,方可与服务方签订合同或协议。合同或协议中明确委托的工作内容、费用金额、支付方式等必要信息,由甲乙双方经办人签订后实施。
第五章 活动费用报销
第十二条 活动结束后,承办方负责人应对活动费用凭证整理、签字确认,学会秘书处对凭证等单据核实,按照学会财务管理办法规定的审批程序报销。
活动费用不大于1万元的凭证,由秘书长或财务负责人批准报销;活动费用大于1万元的凭证,由秘书长或财务负责人审核、理事长签字批准后报销。
第十三条 活动实际发生费用原则上不得超过预算费用,如遇特殊情况超出预算,应由承办方负责人书面说明,秘书处核实,提交秘书长或理事长批准。
第六章 附则
第十四条 其他未尽事宜按照上海市水利学会相关规定执行。
第十五条 本规定自学会十届理事会第三次会议审议通过后实行,由上海市水利学会秘书处负责解释。